Электронные Трудовые Книжки С Какого Года

В этой статье вы узнаете об электронных трудовых книжках, когда они появились и как это изменение влияет на работников и работодателей. Представьте, что все ваши трудовые достижения теперь хранятся в цифровом формате, доступном в любое время и из любой точки мира. Звучит футуристично, не правда ли? Однако эта реальность уже наступила, и важно понимать все нюансы нового формата ведения трудовой документации. В материале мы подробно разберем историю появления электронных трудовых книжек, их преимущества и особенности внедрения, а также ответим на самые частые вопросы, возникающие у работников и кадровых специалистов.

История появления электронных трудовых книжек

Переход на электронный формат трудовых книжек стал логичным продолжением цифровой трансформации системы учета трудовой деятельности. История этого процесса началась задолго до официального запуска системы. Первые законодательные инициативы по внедрению электронного документооборота в сфере трудовых отношений появились еще в 2017 году, когда правительство активно развивало концепцию цифровой экономики. Однако конкретное решение о введении электронных трудовых книжек было принято в 2019 году.

Законодательная база для электронных трудовых книжек начала формироваться с принятием Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Этот нормативный акт стал отправной точкой для масштабной реформы системы учета трудовой деятельности. Согласно документу, электронные трудовые книжки должны были начать действовать с 1 января 2020 года, однако фактическое внедрение системы потребовало дополнительного времени на техническую подготовку.

Важно отметить, что переход на новый формат не был мгновенным. Законодатели предусмотрели поэтапное внедрение системы, давая возможность как работодателям, так и работникам адаптироваться к изменениям. Особенно сложным оказался период пандемии COVID-19, который повлиял на сроки полномасштабного запуска системы. Тем не менее, к концу 2021 года большинство организаций успешно перешли на электронный документооборот в части трудовых книжек.

Сегодня система электронных трудовых книжек представляет собой хорошо отлаженный механизм, интегрированный с порталом Госуслуг и другими государственными информационными системами. Это позволяет обеспечивать надежное хранение данных и удобный доступ к ним как для граждан, так и для работодателей.

Основные этапы внедрения системы

• 2017 год – разработка концепции цифровизации трудовых отношений
• 2019 год – принятие федерального закона о введении электронных трудовых книжек
• Январь 2020 – официальный старт проекта
• 2020-2021 годы – техническая реализация и тестирование системы
• 2021 год – массовое подключение работодателей и граждан

Преимущества и особенности электронного формата

Электронные трудовые книжки предлагают множество преимуществ как для работников, так и для работодателей. Одним из главных достоинств новой системы является ее надежность и безопасность хранения данных. В отличие от бумажных документов, которые могут быть утеряны, повреждены или подделаны, электронная версия защищена современными технологиями шифрования и хранится в защищенных государственных базах данных. Это особенно важно в контексте защиты персональных данных и предотвращения мошенничества с трудовыми книжками.

Доступность информации стала еще одним значительным преимуществом электронного формата. Работник может получить данные о своей трудовой деятельности в любое время через портал Госуслуг, что особенно актуально при смене места работы или оформлении различных социальных выплат. Для работодателей электронный формат значительно упростил процесс ведения кадрового делопроизводства, исключив необходимость физического хранения и перемещения бумажных документов.

Особого внимания заслуживает вопрос экологичности новой системы. Полный переход на электронный документооборот позволил существенно сократить использование бумаги и других ресурсов, необходимых для ведения бумажных трудовых книжек. Это соответствует современным трендам на устойчивое развитие и цифровизацию всех сфер жизни.

Важным аспектом является и скорость обработки данных. Внесение записей в электронную трудовую книжку занимает значительно меньше времени по сравнению с бумажным форматом. При этом автоматизация процесса минимизирует риск человеческой ошибки при заполнении документов. Система контроля и проверки данных на каждом этапе обеспечивает высокую точность ведения записей.

Сравнение бумажного и электронного форматов

Пошаговая инструкция по работе с электронными трудовыми книжками

Процесс взаимодействия с электронными трудовыми книжками можно разделить на несколько последовательных этапов. Первый шаг начинается с регистрации на портале Госуслуг, если у пользователя еще нет подтвержденной учетной записи. Это базовое требование для получения доступа ко всем функциям системы. После регистрации необходимо пройти процедуру подтверждения личности через один из доступных способов: посетить центр обслуживания, использовать банковскую карту или воспользоваться услугами Почты России.

Следующий важный этап – выбор формата ведения трудовой книжки. До 31 декабря 2020 года все работники имели право выбрать между сохранением бумажного варианта или полным переходом на электронный формат. Для тех, кто решил остаться на бумажной версии, работодатель обязан продолжать вести дублирующую электронную запись. Если выбор не был сделан до указанного срока, по умолчанию был установлен электронный формат.

Для просмотра информации о трудовой деятельности необходимо авторизоваться на портале Госуслуг и перейти в соответствующий раздел. Здесь доступны все сведения о периодах работы, занимаемых должностях и других важных данных. Система предоставляет возможность скачать выписку из электронной трудовой книжки в PDF формате, которая имеет юридическую силу и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Алгоритм действий при устройстве на работу

• Предоставить работодателю СНИЛС
• Заполнить заявление о выборе формата трудовой книжки
• Дождаться внесения данных в систему (до 15 дней)
• Проверить корректность записей через Госуслуги

Экспертное мнение специалистов ssl-team.com

Артём Викторович Озеров, эксперт по информационной безопасности компании ssl-team.com, отмечает значимость технической стороны вопроса: “В процессе внедрения электронных трудовых книжек мы столкнулись с множеством запросов от компаний по обеспечению безопасности передачи данных. Особое внимание уделялось защите каналов связи между работодателями и государственными информационными системами. Мы рекомендуем организациям использовать сертифицированные средства защиты информации и регулярно проводить аудит информационной безопасности”.

Евгений Игоревич Жуков, специалист по цифровой трансформации бизнеса, делится опытом внедрения системы: “На протяжении последних трех лет мы помогали различным компаниям адаптировать их IT-инфраструктуру для работы с электронными трудовыми книжками. Наиболее частыми проблемами становились интеграция с существующими HR-системами и обучение персонала. Особенно важно было настроить бесперебойную синхронизацию данных между внутренними системами компании и государственными сервисами”.

Светлана Павловна Данилова, эксперт по кадровому делопроизводству, обращает внимание на практические аспекты: “Многие кадровые специалисты опасались увеличения бюрократической нагрузки при переходе на новый формат. Однако практика показала, что после первичной настройки системы объем рутинной работы существенно сократился. Особенно это заметно при массовом найме или увольнении сотрудников”.

Часто задаваемые вопросы

• Как восстановить доступ к электронной трудовой книжке? В случае утери доступа к порталу Госуслуг необходимо обратиться в службу поддержки или посетить центр обслуживания. Важно помнить, что восстановление доступа не влияет на сохранность данных в системе.
• Можно ли вернуться к бумажному формату? Нет, после 31 декабря 2020 года выбор формата становится окончательным. Однако при необходимости всегда можно получить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде.
• Что делать при обнаружении ошибок в записях? Необходимо обратиться к работодателю для внесения исправлений. В случае отказа или затягивания процесса следует направить жалобу в трудовую инспекцию.
• Как получить информацию о трудовой деятельности без интернета? Возможна подача заявления в отделение Пенсионного фонда или МФЦ для получения выписки в бумажном виде.
• Что происходит с данными при смене фамилии? Все изменения личных данных автоматически синхронизируются с электронной трудовой книжкой после внесения соответствующих записей в Пенсионный фонд.

Заключение и рекомендации

Электронные трудовые книжки представляют собой важный шаг в развитии системы учета трудовой деятельности, обеспечивающий надежное хранение данных и удобный доступ к ним. Переход на новый формат, начавшийся в 2020 году, уже показал свою эффективность и практичность как для работников, так и для работодателей. Ключевым преимуществом системы является её универсальность – возможность получения информации в любое время и из любой точки мира через портал Госуслуг.

Для успешного использования электронной трудовой книжки рекомендуется регулярно проверять актуальность данных и своевременно сообщать об изменениях личной информации. Работодателям стоит обратить внимание на качественную настройку информационных систем и обучение персонала работе с новым форматом документооборота. При возникновении сложностей всегда можно обратиться за помощью в службу поддержки портала Госуслуг или к квалифицированным специалистам.

Важно помнить, что электронная трудовая книжка – это не просто замена бумажного документа, а современный инструмент управления карьерой, который открывает новые возможности для развития профессиональной деятельности. Для максимально эффективного использования системы рекомендуется ознакомиться с официальной документацией и пройти онлайн-обучение через образовательные платформы.